ビジネス文書の封筒の宛名
ビジネス文書を送る場合封筒の宛名からあなたのマナーを見られています。
まさかファンシーレターセットで送る方などはいないと思いますが
しっかり覚えておきましょう。
まず、ビジネス文書を送る場合はしっかりとした透けない封筒を使います。
宛名の書き方は真ん中に大きくしっかり、名前を書いてください。
役職名を書く場合は名前の上に小さく入れます。
次に名前の右に会社名を入れますが、これはあまり大きく書かなくて大丈夫です。
ビジネス文書の宛名書きの注意のひとつですが、
株式会社や有限会社などの表記を略して書いてはいけません。
相手の住所も○丁目○番地○の○としっかり書きましょう。
数字は漢数字で一、二と、１５などの数字は十五と書きます。
ビジネス封書の宛名では略することは絶対に禁止です。
郵便番号は普段使っているアラビア数字で大丈夫ですが必ず書くようにします。
また個人宛のあて名には「様」会社宛の宛名には「御中」などと使い分けてください。
ビジネス文書の宛名の脇付け
ビジネス文書には宛名の他に脇付けと呼ばれる情報が書かれている場合があります。
「親展」などは比較的目にしたことがあるのではないでしょうか。
ビジネス手紙の宛名に親展がつけられていた場合は
送られてきた本人以外は開封してはならないという意味です。
請求書在中や資料在中などの表記は中に何が入っているかを表わします。
至急とかかれたものは、すぐに内容を確認してくださいという意味です。
重要文書には重要の表示をつけ、他の書類とまじってしまわないようにしてもらいましょう。
ビジネス文書のあて名にはこのような情報を付加することで
中身を判断してもらう基準となります。
ビジネス文書の宛名の敬称の使い分け
ビジネス文書の宛名の敬称の使い分けは厳しくチェックされる場合が多いです。
個人に当てた場合はほとんど「様」を使います。
たまに「殿」を使っている場合もありますが、これは考え物です。
「殿」はビジネス文書の宛名において敬称とは呼べません。
格が下の相手に対してつける敬称だからです。
注意をしてください。
会社に宛てる手紙の場合は○○株式会社御中と書きます。
会社の課にあてる場合も御中です。
また、あちこちに同じビジネス文書を送る場合の宛名の敬称は
担当者各位など、各位を使ってください。
ビジネス文書に限らず、宛名は○○株式会社御中○○様などと
敬称がだぶってしまわないように注意をしてください。
ビジネス文書の宛名の裏書
ビジネス文書では宛名の裏書にも気を使いましょう。
自分の情報を記入する場所だからです。
封筒を裏返すと合わせ目があるはずですが、そこの左部分に記入します。
表書きと同じように略さずに、きっちりと書きます。
いくらビジネス手紙の宛名には敬称に注意すると言っても
自分の名前や会社にはつけてはいけません。
日付は左上に小さく入れましょう。
そしてセロハンテープなど開封されてもわからないようなものを使って
とじるのではなくしっかりと糊などを使って厳重に封をします。
綴じ目には「〆」や「封」、「緘」などを入れて、
まだ誰も開封していない事を確認できるようにしましょう。
会社名や住所があらかじめ印刷されている封筒でも、
自分の名前と日付、封はしっかりと書きます。
ビジネス封書のあて名では裏書でもマナーを問われます。